เมื่อลูกค้าเรียกธุรกิจของคุณสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้พวกเขารู้สึกหงุดหงิดขณะรอคอย ข้อความรอ IVR มีบทบาทสำคัญในการสร้างประสบการณ์ของพวกเขาในช่วงเวลาแห่งความเงียบ การสร้างข้อความที่มีประสิทธิภาพไม่เพียง แต่แจ้งให้ผู้โทรของคุณทราบ แต่ยังเพิ่มความพึงพอใจโดยรวมกับบริการของคุณ

คุณอาจสงสัยว่าจะสร้างสมดุลระหว่างเนื้อหาที่ให้ข้อมูลและการมีส่วนร่วมได้อย่างไร ทุกอย่างเกี่ยวกับการทำความเข้าใจผู้ชมของคุณและส่งข้อความที่สะท้อนกับพวกเขา ในบทความนี้คุณจะค้นพบเคล็ดลับการปฏิบัติเพื่อสร้างข้อความรอ IVR ที่น่าสนใจที่ทำให้ลูกค้ามีส่วนร่วมและลดการแขวนไว้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกถึงคุณค่าแม้ว่าพวกเขาจะรออยู่

ประเด็นสำคัญ

• ทำความเข้าใจกับบทบาทของข้อความ IVR: ข้อความรอ IVR ที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าในช่วงเวลาพักโดยการทำให้ผู้โทรมีส่วนร่วมและได้รับข้อมูล
• Craft Concise และ Clear Scripts: ใช้ประโยคสั้น ๆ ตรงไปตรงมาซึ่งใช้เวลาไม่เกิน 30 วินาทีในการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญโดยไม่ต้องมีลูกค้าที่ครอบงำ
• ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร: น้ำเสียงที่อบอุ่นและเชิญชวนทำให้บรรยากาศดีขึ้นทำให้ผู้โทรรู้สึกมีคุณค่าและมีแนวโน้มที่จะอยู่ในสาย
• ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง: แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับเวลารอเหตุผลสำหรับความล่าช้าหรือทรัพยากรทางเลือกที่มีอยู่ในขณะที่พวกเขารอเพื่อปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของพวกเขา
• รวบรวมข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง: ใช้การสำรวจหลังการโทรเพื่อรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับความชัดเจนของข้อความและความช่วยเหลือช่วยให้การปรับแต่งกลยุทธ์การส่งข้อความของคุณอย่างต่อเนื่อง
• ปรับแต่งและอัปเดตเป็นประจำ: ปรับแต่งข้อความไปยังกลุ่มผู้โทรที่เฉพาะเจาะจงเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นและอัปเดตเนื้อหาเป็นประจำเพื่อรักษาความเกี่ยวข้องกับโปรโมชั่นหรือการเปลี่ยนแปลงบริการปัจจุบัน

ทำความเข้าใจกับข้อความรอ IVR

ข้อความรอ IVR ที่มีประสิทธิภาพ มีบทบาทสำคัญในการสร้างประสบการณ์ของลูกค้าในช่วงเวลาที่หยุดพัก ข้อความเหล่านี้ทำให้ผู้โทรมีส่วนร่วมและรับทราบลดความยุ่งยากและปรับปรุงความพึงพอใจ

ความสำคัญของข้อความรอ IVR

ข้อความรอ IVR ให้บริการฟังก์ชั่นสำคัญหลายประการ พวกเขาให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับเวลารอโดยประมาณอธิบายวัตถุประสงค์ของคิวการโทรและเสนอความมั่นใจให้กับลูกค้า ข้อความที่มีส่วนร่วมสามารถเพิ่มการเก็บรักษาผู้โทรโดยการสร้างบรรยากาศที่เป็นบวกในขณะที่พวกเขารอ นอกจากนี้การใช้ ความสามารถด้านเสียง สำหรับการบันทึกเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพที่สะท้อนกับผู้ชมของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อสร้าง ข้อความรอ IVR ให้หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สามารถเบี่ยงเบนจากประสิทธิภาพของพวกเขา หลีกเลี่ยงสคริปต์ที่ยาวเกินไปหรือซับซ้อนซึ่งอาจทำให้ผู้โทรสับสน อย่าใช้การส่งแบบโมโนโทน เลือกใช้การบันทึกแบบไดนามิกที่ดำเนินการโดย ศิลปินเสียง ซึ่งนำพลังงานและความชัดเจนมาสู่ข้อความ นอกจากนี้หลีกเลี่ยงเนื้อหาส่งเสริมการขายที่มากเกินไปซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากวัตถุประสงค์หลักในการแจ้งให้ลูกค้าทราบ

เพื่อให้แน่ใจว่า เสียง IVR มีประสิทธิภาพให้พิจารณาการลงทุนในค่าการผลิตที่มีคุณภาพสูงและ เสียงมืออาชีพเหนือความ สามารถ สำรวจตัวเลือกที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณโดยเฉพาะที่ IVR VoiceOver

เคล็ดลับในการสร้างข้อความรอ IVR ที่มีประสิทธิภาพ

ข้อความรอ IVR ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าในช่วงเวลาพัก นี่คือเคล็ดลับสำคัญในการสร้างข้อความที่มีผลกระทบ

ทำให้มันกระชับและชัดเจน

ความชัดเจนใน เสียง IVR ใช้ประโยคสั้น ๆ ที่ถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างรวดเร็ว ตั้งเป้าหมายสำหรับสคริปต์ที่ใช้เวลาไม่เกิน 30 วินาทีเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับข้อมูลสำคัญโดยไม่ต้องหงุดหงิด หลีกเลี่ยงวลีหรือวลีที่ซับซ้อน มุ่งเน้นไปที่ภาษาที่ตรงไปตรงมาที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้

ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร

น้ำเสียงที่เป็นมิตรช่วยส่งเสริมบรรยากาศที่เป็นบวกในระหว่างการรอคอย เลือกวลีที่อบอุ่นและเชิญชวนและให้แน่ใจว่าความ สามารถด้านเสียง สะท้อนถึงเสียงนี้ในการจัดส่ง ข้อความที่มีส่วนร่วมทำให้ผู้โทรรู้สึกมีคุณค่าและเต็มใจที่จะอยู่ในสายมากกว่าที่จะออกไปจากความอดทน

ให้คุณค่าและข้อมูล

รวมรายละเอียดที่เป็นประโยชน์ภายในข้อความรอของคุณ แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับเวลารอโดยประมาณสาเหตุของความล่าช้าหรือทรัพยากรทางเลือกที่มีอยู่ในขณะที่รอ การให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องไม่เพียง แต่สร้างความมั่นใจให้กับผู้โทรเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสบการณ์โดยรวมด้วยบริการของคุณ

สำหรับความช่วยเหลืออย่างมืออาชีพในการสร้างข้อความ IVR ที่มีส่วนร่วมให้พิจารณาสำรวจบริการผู้เชี่ยวชาญของเราที่ IVR VoiceOver

การทดสอบและการวัดประสิทธิภาพ

การทดสอบและการวัดประสิทธิภาพของข้อความรอ IVR ของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตรงตามความคาดหวังของลูกค้า การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการโต้ตอบของผู้โทรช่วยปรับแต่งวิธีการของคุณ

รวบรวมความคิดเห็นของลูกค้า

การรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำความเข้าใจว่า การพากย์เสียง IVR สะท้อนกับผู้โทร ใช้การสำรวจหลังการโทรเพื่อถามเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขาโดยมุ่งเน้นไปที่ความชัดเจนของข้อความเสียงและความช่วยเหลือ ส่งเสริมการตอบสนองที่ซื่อสัตย์โดยเสนอสิ่งจูงใจหรือการสำรวจโดยย่อ วิเคราะห์รูปแบบในข้อเสนอแนะเพื่อระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง การใช้การเปลี่ยนแปลงบนพื้นฐานของอินพุตนี้ช่วยเพิ่มคุณภาพของ เสียงของคุณใน การเลือก

วิเคราะห์ระยะเวลาการโทรและอัตราการลดลง

การวิเคราะห์ระยะเวลาการโทรและอัตราการลดลงให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของข้อความ IVR ของคุณ ติดตามตัวชี้วัดเช่นเวลาพักเฉลี่ยและอัตราการละทิ้งเพื่อวัดความพึงพอใจของผู้โทรด้วยข้อความรอ เวลาพักที่สั้นลงมักจะสัมพันธ์กับการส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพซึ่งทำให้ลูกค้ามีส่วนร่วม หากคุณสังเกตเห็นอัตราการลดลงสูงให้ประเมินเนื้อหาข้อความและสไตล์การส่งมอบใหม่อีกครั้ง ปรับสคริปต์หากจำเป็นเพื่อรักษาความสนใจโดยไม่ต้องโทรหาผู้โทร

สำหรับความช่วยเหลืออย่างมืออาชีพในการสร้างประสบการณ์ IVR ที่น่าดึงดูดให้พิจารณาการสำรวจตัวเลือกสำหรับ การพากย์เสียง IVR ซึ่งเหมาะกับความต้องการของคุณ: การ พากย์เสียง IVR

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งข้อความ IVR

การส่งข้อความ IVR ที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าอย่างมีนัยสำคัญในช่วงเวลาพัก การใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความมีส่วนร่วมและให้ข้อมูล

เทคนิคการทำให้เป็นส่วนตัว

ข้อความส่วนบุคคลดังก้องขึ้นกับผู้โทรทำให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่า คุณสามารถรวม ชื่อลูกค้า หรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องลงในสคริปต์ของคุณเมื่อเป็นไปได้ การปรับข้อความให้กับกลุ่มผู้โทรที่เฉพาะเจาะจงยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่นการจัดการกับลูกค้าบ่อยครั้งแตกต่างจากลูกค้าใหม่สร้างความรู้สึกคุ้นเคย การใช้ภาษาเป้าหมายที่สะท้อนถึงการโต้ตอบก่อนหน้านี้ของผู้โทรส่งเสริมความภักดีและบรรยากาศเชิงบวก

อัปเดตข้อความเป็นประจำ

การอัปเดตข้อความของคุณจะรักษาความเกี่ยวข้องเป็นประจำและแจ้งให้ลูกค้าทราบ การอัปเดตบ่อยครั้งสะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงของบริการโปรโมชั่นหรือชั่วโมงการดำเนินงานทำให้มั่นใจได้ว่าผู้โทรจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง กำหนดเวลาการตรวจสอบตามปกติของเนื้อหา IVR ของคุณเพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องการเครื่องดื่มตามแนวโน้มตามฤดูกาลหรือความคิดเห็นของลูกค้า การรวมเหตุการณ์ปัจจุบันหรือการประกาศในเวลาที่เหมาะสมภายในข้อความรอของคุณสามารถดึงดูดผู้โทรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความยุ่งยาก

สำหรับความช่วยเหลืออย่างมืออาชีพในการสร้าง เสียงพากย์ IVR ให้พิจารณาการสำรวจตัวเลือกที่มี ความสามารถด้านเสียง ซึ่งสามารถปรับปรุงคุณภาพการส่งข้อความของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถยกระดับประสบการณ์ลูกค้าของคุณโดยไปที่ IVR VoiceOver

บทสรุป

การสร้างข้อความรอ IVR ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างมีนัยสำคัญ โดยมุ่งเน้นไปที่ความเป็นมิตรและความเกี่ยวข้องที่ชัดเจนคุณจะทำให้ผู้โทรมีส่วนร่วมและได้รับข้อมูล อย่าลืมปรับแต่งข้อความของคุณและอัปเดตเป็นประจำตามความคิดเห็นของลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสะท้อนกับผู้ชมของคุณ การทดสอบประสิทธิภาพของสคริปต์ของคุณจะช่วยให้คุณระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงที่นำไปสู่อัตราการเก็บรักษาผู้โทรที่สูงขึ้น การจัดลำดับความสำคัญของมูลค่าการผลิตที่มีคุณภาพนั้นยังคงเป็นไปได้นานในการสร้างความประทับใจในเชิงบวกต่อผู้โทรของคุณ ใช้กลยุทธ์เหล่านี้และดูเมื่อ IVR รอเวลาของคุณเปลี่ยนเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแกร่งขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

IVR รอข้อความอะไร?

ข้อความรอ IVR เป็นการบันทึกอัตโนมัติที่เล่นให้กับผู้โทรในขณะที่พวกเขาถูกพักไว้ ข้อความเหล่านี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการโทรเวลารอโดยประมาณและความมั่นใจโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม

ทำไม IVR รอข้อความถึงสำคัญ?

ข้อความรอ IVR ที่มีประสิทธิภาพปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าโดยแจ้งให้ผู้โทรแจ้งในช่วงเวลาพัก พวกเขาช่วยลดความยุ่งยากโดยการอธิบายจุดประสงค์ของคิวการโทรและทำให้ลูกค้ารู้สึกมีคุณค่า

ข้อความ IVR ควรนานแค่ไหน?

ข้อความ IVR ที่มีประสิทธิภาพไม่ควรนานกว่า 30 วินาที ความกะทัดรัดนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ความคับข้องใจของผู้โทรในขณะที่ยังคงให้ข้อมูลที่จำเป็นอย่างชัดเจน

ฉันควรใช้เสียงอะไรในข้อความ IVR

แนะนำให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและอบอุ่นสำหรับข้อความ IVR วิธีการนี้ส่งเสริมบรรยากาศที่เป็นบวกทำให้ผู้โทรรู้สึกชื่นชมและมีโอกาสน้อยที่จะวางสาย

ฉันจะทดสอบประสิทธิภาพของข้อความ IVR ของฉันได้อย่างไร

เพื่อทดสอบประสิทธิผลให้รวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าผ่านการสำรวจหลังการโทรโดยมุ่งเน้นไปที่ความชัดเจนและเสียง นอกจากนี้วิเคราะห์ระยะเวลาการโทรและอัตราการลดลงเพื่อประเมินระดับการมีส่วนร่วมด้วยการส่งข้อความของคุณ

ฉันควรปรับแต่งข้อความ IVR ของฉันหรือไม่?

ใช่! การปรับแต่งข้อความ IVR แบบส่วนตัวสามารถช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างมีนัยสำคัญ การใช้ชื่อลูกค้าหรือการปรับแต่งเนื้อหาในเซ็กเมนต์เฉพาะทำให้ผู้โทรรู้สึกมีคุณค่าและปรับปรุงอัตราการเก็บรักษา

ฉันควรอัปเดตข้อความ IVR บ่อยแค่ไหน?

การอัปเดตข้อความ IVR ของคุณเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความเกี่ยวข้อง ตรวจสอบเนื้อหาตามแนวโน้มตามฤดูกาลหรือความคิดเห็นของลูกค้าอย่างน้อยทุกสองสามเดือนเพื่อให้แน่ใจว่ามีความแม่นยำและมีส่วนร่วม

ฉันควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อสร้างข้อความเหล่านี้

หลีกเลี่ยงสคริปต์ที่ยาวมากหรือซับซ้อนการส่งมอบเสียงโมโนโทนและเนื้อหาส่งเสริมการขายที่มากเกินไปในการส่งข้อความ IVR ของคุณ การรักษาความกระชับการมีส่วนร่วมและการให้ข้อมูลจะนำไปสู่ประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับผู้โทร